En la era digital, el correo electrónico es esencial como herramienta de comunicación para poder desempeñar nuestro trabajo. Sin embargo, la sobrecarga de correos electrónicos se está convirtiendo en un problema significativo que afecta la productividad de los colaboradores. La constante avalancha de mensajes puede resultar abrumadora, ocasionando distracciones y la disminución de la eficiencia.
Según el Informe Anual del Índice de Tendencias Laborales de 2024 de Microsoft, el 85% de los correos electrónicos se leen en menos de 15 segundos y la persona típica lee 4 correos por cada 1 que envía. De igual manera, en un estudio que se realizó, se demostró que los usuarios pasan hasta un 45% de su tiempo interactuando con correos electrónicos.
Para problemas modernos, Microsoft trae consigo, soluciones modernas. Copilot para Microsoft 365, la Inteligencia Artificial de Microsoft, puede ayudar a los colaboradores a recuperar parte de ese tiempo perdido, dejando tiempo para tareas de mayor importancia. Aquí te dejamos 4 maneras en las que Copilot para Microsoft 365, te ayuda a gestionar tus correos electrónicos, para así, dedicar tu tiempo a lo que verdaderamente importa.
1. Destilación
Copilot te ayuda a resumir hilos largos de correos electrónicos, resaltando y recopilando elementos clave para ti, como, por ejemplo, notas del CEO.
2. Excavar
Para buscar algún archivo o información de suma relevancia, ya no necesitas pensar en cuál de los miles de correos de tu bandeja de entrada se encuentra, o buscar uno a uno. Copilot lo busca por ti, ampliando su investigación incluyendo mensajes en Teams y archivos en tu s carpetas. Por ejemplo, si te envían una presentación de PowerPoint, pero no recuerdas si fue a través de un correo en Outlook o un mensaje en Teams, pide a Copilot ayuda, cambia por completo la manera en la que buscas información.
3. Esbozar
Copilot puede ayudarte a escribir un borrador de correo electrónico, que tu mismo puedes verificar y modificar. Una buena manera de ahorrar tiempo es siempre iniciar con una base que Copilot nos genere, un borrador, no solamente cuando no sepas por donde iniciar.
4. Diagnosticar
Este tip viene de la mano con el anterior, una vez que tengas un borrador listo del mensaje que quieras enviar, en lugar de preguntar a tus compañeros de trabajo su opinión y esperar por su retroalimentación, Copilot también puede diagnosticar lo que pueda ser confuso o fuera de tono en tu mensaje. Con la función de coaching te ayuda con esto, a evaluar la claridad de tu mensaje.
La sobrecarga de correos electrónicos es algo con lo que todos lidiamos, se ha convertido en nuestro día a día. Es un desafío creciente que afecta nuestra productividad y hasta puede generar estrés. Reconocer este problema y adoptar estrategias para gestionarlo es algo fundamental. Te invitamos a desarrollar buenas prácticas de la mano de la IA, te ayudará a ahorrar tiempo, reducir estrés y te garantizamos que tus mensajes brillarán.
¿Te interesa conocer más? Nosotros, de la mano de Copilot para Microsoft 365, te ayudamos a incorporar la IA a tu empresa y a reducir las cargas de trabajo de tus colaboradores. ¡Contáctanos! https://bit.ly/3UffMcA.
Colaboración de Ana Karen Carrillo
Mercadotecnia Microsoft CompuSoluciones